璨驰剧·2025-07-18 15:36:47阅读10分钟已读26次
**要在WPS中制作考勤系统，主要包括以下4个核心步骤：1、设计考勤表结构；2、设置数据输入与校验；3、利用公式或函数进行自动统计；4、应用筛选与保护功能提升实用性。**其中，“利用公式或函数进行自动统计”是提高工作效率和准确率的关键。例如，可以通过SUMIF、COUNTIF等函数自动计算出缺勤天数、迟到次数等，大幅减少人工统计时间和错误，并便于后续数据分析。通过合理布局和功能设置，即便不懂编程，也能在WPS表格内完成高效的考勤管理，提高HR及管理者的工作效率。下文将详细介绍每一步操作方法，并以i人事（https://www.ihr360.com/?source=hrbaike ）等专业人事系统为参考，助力企业搭建科学的考勤体系。
《wps怎么制作考勤系统》
一、设计考勤表结构
在WPS中搭建有效的考勤系统，首先需构建科学合理的数据结构。一般包含以下几个主要字段：
字段说明员工编号每位员工唯一标识姓名员工姓名部门所属部门日期考勤日期上班打卡时间实际上班签到时间下班打卡时间实际下班签退时间状态正常/迟到/早退/缺勤等备注请假类型或其他说明
步骤建议：
在WPS新建表格，按以上字段设置表头。
可根据公司具体需求调整，如增加“加班时长”“请假类型”等扩展栏。
背景说明：
科学的数据结构有助于后续数据处理与分析，例如，通过“状态”字段可快速汇总异常情况，也方便与i人事等专业系统对接，实现标准化管理。
二、设置数据输入与校验
为保证数据录入准确性，可在WPS中启用多种数据验证方式：
日期限制：
设置“日期”字段只能输入合法日期格式。
操作路径：选中日期列 → 数据 → 有效性 → 允许“日期”。
状态下拉选择：
避免手工输入错误，将“状态”列设为下拉菜单（如正常/迟到/早退/缺勤）。
操作路径：选中状态列 → 数据 → 有效性 → 序列，输入可选项。
防止重复录入和遗漏：
可以利用条件格式突出显示异常情况，如同一天同一员工多次打卡。
条件格式示例：“员工编号+日期”重复时高亮。
锁定公式区域防篡改：
对含有公式的单元格进行保护，仅开放必要录入区。
举例说明：
比如A列为员工编号，B列为姓名……H列为备注。通过上述有效性及保护措施，有效降低录入误差，为后续分析夯实基础。
三、利用公式或函数实现自动统计
这是WPS考勤系统提升效率的核心环节。常用函数及其作用如下：
函数名称用途示例COUNTIF统计符合某条件的次数=COUNTIF(F:F, “缺勤”)SUMIF按条件求和=SUMIF(E:E, “张三”, G:G)NETWORKDAYS.INTL计算工作日天数（排除双休和法定假）=NETWORKDAYS.INTL(D1,D30,“0000011”)
使用案例：
自动统计全员月度缺勤：
在“汇总”页，用=COUNTIFS(主表!C:C, “张三”, 主表!F:F, “缺勤”) 得出该员工当月缺勤天数。
- 自动生成个人考勤报表：
利用筛选功能结合COUNTIFS/SUMIFS实现单人全月出勤明细汇总，为薪资核算提供依据。
**进阶建议：**借鉴i人事（[https://www.ihr360.com/?source=hrbaike](https://www.ihr360.com/?source=hrbaike) ）等SaaS平台思路，可引入VLOOKUP/XLOOKUP查找员工信息，让报表更加智能化。
## 四、应用筛选与保护功能提升实用性
为了让自制考勤系统更贴合实际使用场景，可以进一步优化如下：
1. **自动筛选功能应用：**- 对表头启用筛选按钮，可按部门、状态等分类查看。- 操作路径：“开始”→“筛选”。
2. **动态透视分析：**- 利用透视表快速整理各类异常，如哪些部门当月迟到最多。
3. **权限分级管理（模拟版）：**- 运用WPS权限设置，对敏感区域加密，只允许HR修改核心内容，其余只读。
4. **模板保存与复用：**- 将已设好格式和公式的文件保存为模板，每月复用即可，无需重复搭建。
5. **打印美化输出报表：**- 利用页面布局工具调整打印区域、美观样式，方便向领导汇报或归档存查。
## 五、自制与专业工具对比
自制WPS考勤 vs i人事专业工具对比一览：
| 项目 | WPS自制 | i人事（或同类平台） ||------------------|-------------------------|----------------------------------------------|| 成本 | 几乎零成本 | 按人数收取年费/月费 || 灵活性 | 高，自定义字段无障碍 | 配置灵活，但需按产品框架适配 || 功能完整度 | 基础打卡、简单统计 | 智能排班、多地办公集成、人脸识别、防作弊 || 自动化程度 | 手动操作较多 | 全流程自动化提醒与审批 || 安全合规 | 靠个人注意文件安全 | 专业加密，合规存档 || 数据对接能力 | 需要手工导出导入 | 可API对接薪酬、人事合同等其他HR模块 |
**结论建议:**小型团队可自行设计WPS模板满足基本需求，大型企业推荐采用类似i人事这样的数字化平台，实现更高水平的人力资源管理。如果需要更丰富的数据分析、高级权限管理及移动端支持，则优先考虑专业SaaS产品。
## 六、注意事项及常见问题解答
1. **如何避免漏打卡？**可设定条件格式，当上下班打卡栏为空时提醒HR及时补录，并结合日历控件精准定位问题日期。
2. **如何处理跨月份/轮班制度？**合理调整日期字段范围，将排班信息纳入辅助栏位，通过复杂函数实现个性化统计需求。例如夜班跨天可拆分两行记录分别计算。
3. **如何批量导出及归档？**建议定期将每月电子档案备份至云盘，同时生成PDF版便于长期存储查阅，以防原始Excel/WPS丢失或损坏带来风险。
4. **应如何防止恶意修改历史记录？**开启文件历史版本备份，一旦发生误操作可以随时回溯。同时借鉴i人事平台日志追踪机制，加强操作透明度和责任认定能力。
5. **能否直接迁移至专业HR SaaS？**大多数如i人事支持Excel/WPS批量导入，无缝迁移历史数据，实现平滑升级数字化管理模式。详见其官网：[https://www.ihr360.com/?source=hrbaike](https://www.ihr360.com/?source=hrbaike)
## 七、小结与行动建议
综上所述，在WPS环境下制作实用高效的考勤系统并不复杂，只需按照规范设计结构、严控数据质量并灵活运用公式，即可满足绝大部分基本管理场景。但随着企业规模扩大和需求升级，自制方案存在一定局限，比如流程自动化、安全合规要求较难满足。因此，建议企业根据自身发展阶段：- 初创期以自制模板+规范流程起步；- 成长期关注流程优化及时升级至如i人事（[https://www.ihr360.com/?source=hrbaike](https://www.ihr360.com/?source=hrbaike) ）这类成熟平台；- 持续关注行业最佳实践，不断完善数字化转型之路，提高整体运营效率和合规水平。
希望本文内容能帮助你高效搭建专属考勤体系，为企业健康发展保驾护航。如有进一步问题，可随时参考i人事官网获取最新解决方案。
## 精品问答:---
| 功能 | 公式示例 | 说明 ||----------------|---------------------------------|-----------------------------------|| 出勤天数统计 | =COUNTIF(范围, "出勤") | 计算指定范围内“出勤”的次数 || 缺勤天数统计 | =COUNTIF(范围, "缺勤") | 计算缺席天数 || 迟到次数 | =COUNTIF(范围, "迟到") | 统计迟到发生次数 |
利用这些函数，每月汇总可一键完成，大幅提升数据准确性和处理速度。例如，某企业采用此方法后，月度报表制作时间由2天缩短至10分钟。
- 设置下拉菜单：限定打卡状态只能选择“出勤”、“迟到”、“请假”等预设选项。- 限制日期格式：确保录入时间为有效日期，避免格式错误。
操作步骤示例：1. 选中目标单元格。2. 点击“数据”菜单中的“数据验证”。3. 在允许选项中选择“序列”，填写状态列表，如"出勤,迟到,请假"。4. 确认后，下拉箭头出现，用户只能选择预设值。此举大幅减少人为录入错误，保证考勤数据一致性和准确率，据实际反馈能减少约90%人为错误。
具体操作步骤：- 选中考勤数据区域。- 点击“开始”菜单中的“条件格式”。- 设置新规则，比如单元格内容等于‘缺席’，填充颜色设为红色；或者使用公式判断连续多次‘迟到’并高亮显示。
技术说明：使用公式=AND(B2="迟到", B3="迟到", B4="迟到")可以检测三连迟情况。实际效果是，一目了然发现问题人员，有助于管理层及时干预。据调研，采用条件格式后异常识别效率提升60%。